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Seguro has escuchado, muchas veces, que debes trabajar por bloques de tareas para enfocarte en una tarea a la vez y ser más productiva. Esta técnica se conoce como timeboxing. Pero, ¿sabes cómo hacerlo? ¿Por dónde empezar? ¿Cómo clasificar las tareas?
Si tu respuesta es no, aquí te dejo estos pasos sobre la base de mi experiencia para que los implementes. Vas a ver que te funcionará:
1. Revisa tus tareas diarias (todas, personales y profesionales) y haz una lista (puedes utilizar cualquier herramienta que mejor te funcione). Ojo, que también debes considerar tus proyectos y desmenuzar las tareas que debes realizar para llevarlo a cabo.
2. Pon al lado de cada tarea las horas que le vas a dedicar. Sé realista de acuerdo al grado de dificultad de cada una.
3. Analiza tu nivel de energía durante el día y según ello, comienza a planificar. Asigna las tareas que requieran de mayor concentración a tus horas de mayor energía (horas power) y cuando sepas que tu energía baja (de repente después del almuerzo) encárgate de las tareas más livianas o repetitivas, las que no te demanden mucha concentración.
4. Una vez que tengas la lista con tareas y horarios, comienza a fijar los bloques que quieres (utiliza Trello, Google Calendar o la herramienta que se adapte mejor a ti). Te recomiendo agrupar tareas similares en bloques de tiempo consecutivos, puede ayudarte a mantener la concentración y el flujo, incluso al pasar de un bloque a otro.
5. Recuerda que dentro de las tareas también están los asuntos personales, así que sería bueno reservar un tiempo al día para esas tareas (llamadas telefónicas, tareas de la casa, recados, etc.).
6. Desactiva las notificaciones o activas el modo “No molestar”, para que no tengas interrupciones. De esta manera, no desvías tu atención ni esta se ve interrumpida por factores externos, lo que al final afecta tu productividad y eso se ve reflejado en el trabajo.
7. Puedes tener bloques de tiempo rígidos (interrumpir tu tarea o actividad cuando alcances el límite de tiempo establecido, incluso si no has completado la tarea) o flexibles (el límite de tiempo establecido es una sugerencia de que debes concluir lo que estás haciendo y pasar a la siguiente tarea). La decisión va a depender mucho de la naturaleza de la tarea, especialmente las tareas complejas y más cuando al comenzar la tarea, no estás segura de cuánto tiempo llevará realizarla.
8. Toma descansos breves entre bloques de tiempo, aunque solo sea para ponerte de pie y estirar o beber un poco de agua.
9. Planifica tu semana con anticipación, en función de los eventos del calendario y los bloques de tareas que has formulado.
10. Recuerda que debes ser constante y tener paciencia. Empieza por pasos pequeños y luego vas aumentando algunos más.
Aquí ya tienes tu semana planificada, con los bloques de tareas definidos. Para ayudarte, y que no encuentres ninguna excusa, te doy algunas ideas de bloques:
- Revisar redes sociales
- Revisar correos electrónicos
- Ver agenda y reuniones
- Elaborar informes, escribir textos, etc.
- Tareas de la casa
- Momento para ver tareas del colegio
BENEFICIOS DEL TIMEBOXING
Una vez que implementes esta técnica notarás los siguientes beneficios:
- Eres más conscientes de tu forma de trabajar y el tiempo que le dedicas a cada tarea.
- Mejoras la concentración porque al reservar tiempo para cada tarea, tu cerebro recibe el mensaje que ese tiempo es valioso para la concentración, mejora tu enfoque y, por ende, la productividad.
- Dejarás de realizar varias tareas a la vez porque te centras en una tarea o un grupo de tareas relacionadas.
- Visualizas un cronograma de trabajo establecido y esto te dará una idea más clara de tu día y eso afecta positivamente tu confianza.
- Adiós perfeccionismo. Para el timeboxing, progresar es más importante que lograr la perfección. Una vez que se acaba el tiempo, debes pasar a la siguiente tarea, incluso si la tarea en la que estabas trabajando no está perfecta.
Te reto a que pruebes este sistema al menos una semana y me cuentas como te fue en esta experiencia. Recuerda que en este campo de la planificación, todo es cuestión de prueba y error. Además, no tienes nada que perder y mucho por ganar.
¡Empieza hoy!
