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Todos sabemos que el día tiene 24 horas y queremos aprovecharlo al máximo. ¿Cómo hacemos? Aquí entra un concepto importante que es la gestión del tiempo. Pero, ¿qué significa? Es la forma en que decidimos utilizar el tiempo que tenemos para maximizar nuestra productividad en el logro de ciertos objetivos a corto y a largo plazo.
Algunas personas eligen poner excusas y justificar que no tienen tiempo, mientras otras logran tener mejores resultados porque aplican ciertas estrategias claves que ayudan a administrar de la forma más eficiente el tiempo. Para ello, hay que dar ese primer paso que consiste en hacernos responsables de nuestra vida.
Ahora, no todas las estrategias de gestión del tiempo son eficaces para todas las personas, puede incluso que te guste o no utilizarlas para organizar tu trabajo, pero antes que crear un juicio sobre ellas, aquí te presento algunas alternativas:
1. Genera conexión entre tu trabajo diario y tus objetivos.
La gestión del tiempo no implica que debes hacer TODO, sino que debes identificar y priorizar el trabajo más importante. Por eso, es importante conectar el trabajo diario con tus objetivos, con los objetivos de tu empresa o de tu equipo de trabajo.
Cuando hay claridad en torno a tu misión y a tus objetivos, y cómo tu trabajo diario contribuye para alcanzarlos, no hay límites con respecto a lo que puedes lograr.
2. Establece cuáles son tus prioridades
Es fundamental saber qué tareas son importantes. ¿Sabes por qué? Porque no puedes controlarlo todo e, inevitablemente, tendrás imprevistos; quizá la prioridad de una tarea cambie o quizá se adelante o postergue una fecha límite. Esto hará que modifiques tu planificación y si no tienes claro qué trabajo es más importante, no podrás adaptarte y darle prioridad al trabajo correcto.
Ahora, ¿por qué es importante establecer la prioridad del trabajo? Porque como te dije al inicio de este artículo, no puedes hacer todo y tan solo intentarlo te provocaría estrés, agotamiento y eso afecta directamente a tu salud.
Saber a qué tareas dar prioridad puede ayudar a reducir esa sensación y aumentar la confianza de que estás trabajando en las tareas correctas todos los días.
3. Planifica siempre al final de cada día
Es mejor empezar el día preparados, saber qué vamos hacer y cómo vamos a distribuir nuestro día, en lugar de reaccionar ante cualquier imprevisto. Toma unos minutos al finalizar tu día para planificar qué temas vas a abordar el día siguiente.
Es importante ser realista a la hora de priorizar tareas, porque no importa qué tan bien te organices, solo puedes realizar una cantidad determinada de cosas en un día. Pensar lo contrario, significaría crear falsas expectativas y ello podría desmotivarte.
El propósito de organizar prioridades es pasar el tiempo trabajando en tareas importantes, es decir, aquellas que te lleven en la dirección correcta. Esto hará que estés más enfocada y dejar todo lo que te mantiene ocupada en el camino.
4. Di que no o delega
Esta sí que es toda una estrategia y resalto este punto porque es una de las que más nos cuesta. No siempre es fácil decir que no, pero ayuda cuando puedes explicar que estás diciendo que no porque eso no se alinea con tus prioridades actuales. Por ello, es una ventaja tener claridad al momento de definir prioridades porque eso hace que identifiques también aquello que no es prioritario.
Si hay una tarea que tiene que es importante, pero aún no es una prioridad para ti, delégala. Podría ser que este trabajo coincidiera más con la experiencia de otra persona y, al reasignarlo, te asegurarás de que lo haga la persona más adecuada.
5. Revisa constantemente tus tareas
Tómate un tiempo para revisar el avance de tus tareas y préstale principal atención a aquellas que todavía no has cumplido. Pregúntate si hay algo que esté impidiendo que la cumplas, algo que se interponga entre tu trabajo pendiente y el logro de tus objetivos. Pregúntate si es necesario realizar ese trabajo, quizás aquí este el problema.
De repente ya no es importante ese pendiente y debas suspenderlo o sencillamente eliminarlo de tu radar. Si la tarea aún debe realizarse, pregúntate si eres la mejor persona para el trabajo y, de no ser así, realiza el mismo proceso de delegación para averiguar quién sería la persona ideal.
6. Digitalízate de una vez
Olvídate de escribir las tareas pendientes a mano y utiliza una herramienta de gestión. Éstas ofrecen una gama de funciones que permiten aprovechar tu tiempo al máximo, como almacenar todos tus pendientes en un solo lugar, realizar seguimiento de tu progreso, consultar fechas de entrega, hacer coordinaciones si has delegado algunas tareas, comunicarte con tu equipo de trabajo, entre otras.
En resumen, para gestionar tu tiempo de manera efectiva, establece la prioridad de tu trabajo para que sepas en qué trabajar cada día y no dejes que tu lista de tareas pendientes dicte cuáles son tus prioridades, “centra tu atención en tu intención de generar un impacto real”.
Y, por último, prioriza tu energía y completa primero las tareas más difíciles.
Un abrazo.
